Często można spotkać się z taką sytuacją, że kluczowe informacje dotyczące firmy rozproszone są w kilku, czasem nawet kilkunastu, bazach danych lub programach. Jest to wyjątkowo niekomfortowa sytuacja z punktu widzenia osób decyzyjnych, która może prowadzić do podejmowania błędnych decyzji biznesowych. Naprzeciw oczekiwaniom osób zarządzających różnymi przedsiębiorstwami wychodzi system ERP.
Co to jest system ERP dla firm?
ERP to specjalne oprogramowanie dla firm, którego zadaniem jest integracja różnych funkcji oraz działów w organizacji. System ten umożliwia korzystanie ze wspólnych danych przez różne moduły systemu informatycznego. Praca na wspólnej bazie danych w ramach jednego systemu ERP, daje pracownikom z różnych działów organizacji dostęp do aktualnych informacji.
W praktyce system ERP dla firm może być wsparciem dla takich obszarów jak:
• księgowość, a więc dotyczy procesów biznesowych związanych z prowadzeniem rachunkowości finansowej,
• kadry i płace, a zatem zarządzanie zasobami ludzkimi,
• zbieranie zamówień i kontrolowanie sprzedaży,
• wytwarzanie produktów,
• monitorowanie stanów magazynowych,
• kontrola jakości wytwarzanych produktów.
Jak działa system ERP dla firm?
System ERP służy do zbierania danych, które następnie są przetwarzane i przekazywane użytkownikom, w formie uporządkowanych informacji. Takie informacje są dokładne, kompletne i aktualne. Jest to ogromne ułatwienie dla pracowników i realnie przekłada się na wzrost wydajności pracy oraz mniejsze ryzyko popełnienia błędu.
Schemat działania ERP jest bardzo prosty – pracownik, który odpowiedzialny za konkretny etap produkcji, wprowadza dane do systemu dotyczące swojego działania. Kolejni użytkownicy programu wprowadzają swoje informacje i dzięki temu tworzy się zbiór danych, który dostępnych jest dla wszystkich zainteresowanych.
Taki przepływ informacji, zwłaszcza w rozbudowanym przedsiębiorstwie, umożliwia precyzyjne zaplanowanie działań i ich realizację.
System ERP dla firm – dlaczego warto go wdrożyć?
Korzyści z wdrożenia systemu ERP są dostrzegalne są na wszystkich poziomach działalności organizacji.
1. Produkcja:
• planowanie produkcji oraz jej rozliczanie zajmuje znacznie mniej czasu;
• wzrasta wydajność;
• dzięki automatyzacji powtarzalnych procesów spada ilość pomyłek i błędów w produkcji;
• znacznie skraca się czas produkcji, a wzrasta terminowość dostaw;
• zasoby planowane są precyzyjnej, dzięki czemu ich wykorzystanie jest bardziej efektywne.
2. Gospodarka materiałowa:
• magazynowane zapasy mogą być mniejsze, dzięki czemu mamy racjonalną rotację materiałów.
3. Zaopatrzenie:
• dochodzi do obniżenie kosztów zarządzania poziomem zapasów i optymalizacji procesów zakupowych, która jest wynikiem dostępu do bieżących danych o stanie zaopatrzenia.
4. Księgowość i finanse:
• zyskuje się nieograniczony dostęp do archiwalnych oraz aktualnych danych finansowych, który umożliwia płynny monitoring finansów firmy oraz odpowiedzialne zarządzanie należnościami i zobowiązaniami.
5. Kontakty z klientami:
• wzrasta jakość obsługi klienta, a dzięki szybszemu reagowaniu na potrzeby klientów oraz rynku, wzrostu sprzedaż.
6. Zasoby ludzkie:
• mamy płynne zarządzanie zasobami ludzki;
• optymalizację nakładów pracy;
• redukcję kosztów pracy.
Skala korzyści, wynikających z wdrożenia system ERP uzależniona jest od charakteru działalności organizacji oraz poziomu jej rozwoju.
Artykuł przygotowany we współpracy ze specjalistami z firmy BPSC
