Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg faktur i innego rodzaju dokumentacji to rozwiązanie, które coraz częściej spotyka się w przedsiębiorstwach niemalże wszystkich branż. Nic dziwnego! Systemu tego typu poprawiają wydajność pracowników, sprawiają, że przechowywane dane są bezpieczniejsze, a praca z nimi przebiega znacznie sprawniej. Sprawdź, na czym polega elektroniczny system obiegu dokumentów i przekonaj się, co warto o nim wiedzieć.

Obieg dokumentów w firmie – na czym to polega

Pojęcie „obieg faktur w firmie” kojarzy się zwykle z przepływem dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami, zgodnie ze ściśle określonymi procedurami. Innymi słowy, z procesem przekazywania dokumentów od jednego pracownika do kolejnego.

Przykładem tego typu obiegu może być dekretacja faktur, akceptacja dokumentów zakupowych, weryfikacja wniosków o urlopy, czy też rozliczanie biznesowych delegacji. Każdy z tych dokumentów musi zostać przyjęty, opisany, skomentowany, zatwierdzony i zarchiwizowany.

Nie ulega wątpliwości, że wykonywanie wszystkich tych czynności na dokumentach papierowych, zabiera mnóstwo czasu oraz energii. Dodatkowo, stwarza duże ryzyko błędów, takich jak zniszczenie czy zagubienie ważnej dokumentacji. To z kolei skutkować może niedotrzymywaniem terminów (np. płatności za faktury otrzymane od kontrahentów) i poważnymi problemami dla przedsiębiorstwa.

Problemy związane z ręcznym weryfikowaniem, opisywaniem, opracowywaniem, zatwierdzaniem i archiwizowaniem dokumentacji może rozwiązać program do elektronicznego obiegu dokumentów Baseline. Jego działanie wyjaśniamy na przykładzie przedstawionym poniżej.

Program do elektronicznego obiegu dokumentów – jak to działa

W przedsiębiorstwie korzystającym z elektronicznego obiegu dokumentów przepływ faktury otrzymanej od klienta wygląda następująco:

  • Osoba zatrudniona w sekretariacie firmy (pracownik A) odbiera papierową fakturę zakupową.
  • Faktura zostaje zeskanowana przez pracownika A i wprowadzona do elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
  • Pracownik A weryfikuje treść dokumentu i zdalnie przypisuje ją do osoby zajmującej się księgowością firmy (pracownik B).
  • Pracownik B otwiera dokument w systemie, weryfikuje go, uzupełnia o dodatkowe informacje i opisuje (dekretacja).
  • Opisana faktura zdalnie trafia do przełożonego (pracownik C), który ją akceptuje i ponownie przesyła do pracownika B, który księguje ją w systemie.
  • Faktura w formie elektronicznej (wraz z opisami i historią akceptacji) pozostaje w systemie, w każdym momencie możliwy jest wgląd do niej.

Jak łatwo wywnioskować, takie rozwiązanie ma szereg zalet. Czas, w którym dokument znajduje się w obiegu, jest znacznie skrócony, a cały proces jest znacznie prostszy i bardziej komfortowy. Każdy z pracowników zatwierdzić lub zaakceptować dokument dzięki zaledwie kilku kliknięciom. Dodatkowo, elektroniczny obieg faktur pozwala na wprowadzenie porządku w firmowych dokumentach, eliminuje ryzyko zagubienia faktur lub dostania się ich w niepowołane ręce.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here