Porządek w firmie to podstawa, choć nie każdy zdaje sobie z tego sprawę. Zdecydowanie trudniej radzą sobie z jego utrzymaniem duże przedsiębiorstwa, choć i również w małych niejednokrotnie sprawia to trudność. Ale co właściwie rozumiemy pod pojęciem porządku?
Czy chodzi o standardowe sprzątanie, czyli wycieranie kurzu, odkurzanie, mycie podłóg?
Odpowiedź brzmi – również, ale to nie o takim porządku jest tutaj mowa. Chodzi głównie o porządek w dokumentacji, czyli kolokwialnie mówiąc „w papierach”. Jak się okazuje, zdecydowana większość firm tego porządku nie przestrzega, w związku z czym latami gromadzą dokumentację, która dawno powinna być zutylizowana, dodatkowo nie pozbywają się starych rzeczy, jak kalkulatory, stare zszywacze, czy dziurkacze. Z reguły leży to w szafach lub archiwach, zbiera tylko kurz i zajmuje miejsce.
Jak się okazuje, taka praktyka jest stosowana latami, w związku z czym ostatecznie uprzątnięcie tego wymaga sporo czasu, którego niestety nie ma, dlatego też temat ten jest pomijany. Jak wiadomo jednak, w końcu nadchodzi taki dzień, że sprzątnięcie naszego „schowka” jest nieuniknione, zwłaszcza dzieje się to w sytuacji, kiedy ma miejsce przeprowadzka firmy i szefostwo nie chce zabierać do nowego biura starych rzeczy. Wówczas rozpoczyna się akcja pod tytułem „sprzątanie”, a co za tym idzie, zamawiane są firmy zajmujące się poufnym niszczeniem dokumentów oraz utylizacją niesprawnego sprzętu, czyli tak zwanych elektro śmieci.
Oczywiście jest to pożądana sytuacja, ponieważ ostatecznie prowadzi do zaprowadzenia ładu w firmie. Jednorazowe posprzątanie to jedno, jednak ważne jest, aby ten porządek utrzymać. Jak zatem tego dokonać? Otóż przede wszystkim, musimy wyrobić w sobie nawyk, aby na bieżąco porządkować zarówno dokumenty, jak i również pozbywać się z firmy niepotrzebnych rzeczy, takich jak wcześniej wspomniane niedziałające kalkulatory, czy zepsute segregatory oraz niepiszące już długopisy.
Wielu osobom, może wydawać się to bzdurą, jednak jak się okazuje ma to sens, a nawet i swoją nazwę. W tym miejscu na pewno wielu osobom przychodzi na myśl pytanie – jaką nazwę może mieć utrzymywanie porządku? Otóż może i nosi ono nazwę Lean Management. Na czym polega lean i jaki jest jego cel? Przede wszystkim lean management polega na przypisywaniu poszczególnym przedmiotom ich miejsca, a co najważniejsze trzymanie się tego.
Może wydawać się to dla wielu osób zabawne, jednak jak się okazuje ma to naprawdę sens, a przestrzeganie założeń lean management wymaga sporej samodyscypliny. Jeżeli nie do końca wiemy, jak się do tego zabrać to na rynku obecnie prowadzone są szkolenia lean, podczas których dowiemy się, jak prawidłowo wszystko zorganizować i jak się do tego zabrać. Przede wszystkim, zostanie nam szczegółowo przedstawione podstawowe założenie lean management, które nosi nazwę 5S, czyli selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja oraz samodyscyplina.
Co oznaczają poszczególne założenia?
Otóż pod pojęciem selekcji, kryje się dzielenie rzeczy na te potrzebne i niepotrzebne. Systematyka to nic innego, jak bieżące wykonywanie czynności, które zapewniają utrzymywanie ładu. Sprzątanie to jak sama nazwa wskazuje porządkowanie dokumentów, niezostawianie na biurku niepotrzebnych rzeczy, a układanie tych, które są nam potrzebne.
Jeśli chodzi o standaryzację, to mamy na myśli wprowadzenie do naszej codzienności powyższych czynności, dzięki czemu stanie się to standardem w naszej firmie. Samodyscyplina to najtrudniejszy z pięciu wspomnianych elementów, jednak jeżeli uda nam się ją w sobie wypracować, z całą pewnością osiągniemy wspominany sukces, który jest właśnie domeną lean management. Oczywiście ważne jest, aby taka standaryzacja miała miejsce w każdym dziale w firmie zaczynając od recepcji, a kończąc na biurze zarządu.
Celem zaprowadzenia takiego ładu, konieczne jest zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie tego typu rewolucji w naszej firmie lub podjęcie współpracy z firmą, która świadczy tego typu usługi. W związku z powyższym, powinien zostać przeprowadzony audyt, na podstawie którego zostanie opracowany plan działania, a następnie sukcesywnie będzie wdrażany pod nadzorem Lean Managera lub firmy, która będzie realizować tego typu projekt w naszej firmie.
Przede wszystkim należy pamiętać, że jego wdrożenie może zająć wiele długich miesięcy, jednak ostatecznie pomoże nam w zaprowadzeniu porządku, a co za tym idzie lepszym funkcjonowaniu firmy i zmniejszeniu ryzyka choćby zagubienia istotnej dokumentacji.
