Świat od zawsze dąży do porządkowania i systematyzowania każdego ludzkiego (i nie tylko) działania. W każdym miejscu, któremu się przyjrzymy, występuje system, mający na celu wprowadzenie pewnych niezmiennych zasad i praw. Choćby system był najbardziej skomplikowany, zawsze istnieją w nim pojęcia i reguły wyjaśniające go. Najprostszym przykładem działania systemu, który zapewne znasz ze szkoły podstawowej, jest proces fotosyntezy. Działa niezmiennie, zawsze wywołuje identyczne efekty i sprawia, że inne elementy systemu również dzięki niemu mogą funkcjonować według określonej im roli.
Choć ta przyrodnicza metafora mogła Ci się wydać bez sensu, to faktycznie ma ona swoje zastosowanie w każdej dziedzinie życia. A nawet w biznesie, który jak się domyślam, prowadzisz, bo inaczej nie zastanawiałbyś się nad tym, jak ważne jest księgowanie faktur zakupu. Księgowość to pewnego rodzaju system, który musi działać poprawnie, by inne naczynia połączone również mogły funkcjonować. Na całą księgowość w firmie składają się między innymi wydatki na pracowników (czyli pensje i dodatki do pensji), przychody, dochód oraz właśnie wydatki.
Stanowią one bardzo ważną część systemu finansowego, jaki rządzi w Twojej firmie. Wydatki to działania, które powinny mieć na celu usprawnienie działania danego obszaru, naprawienie czegoś, co jest uszkodzone lub rozszerzanie możliwości oferowanych przez przedsiębiorstwo. W tym pierwszym znaczeniu wydatkiem może być zakupienie lepszej kserokopiarki, która nie będzie się zacinać przy każdej kolejnej kartce papieru. W drugim wypadku chodzi o urządzenia, które się uszkodziły lub całkowicie uniemożliwiły wykonywanie pracy (naprawa służbowego laptopa lub telefonu). Trzeci przypadek – taki, do którego dąży każda firma – to zakup nowych urządzeń, poszerzanie oferty własnej firmy – jeśli np. do tej pory prowadziliśmy punkt ksero, w którym udostępnialiśmy wydruki w czerni i bieli lub w kolorze, to następną inwestycją może być skaner (zwłaszcza, jeśli klienci o niego pytali). Te trzy przykładowe sytuacje składają się właśnie na wydatki w Twojej firmie.
